Finance
Pada bagian sebelumnya, telah dijelaskan secara singkat beberapa informasi yang ditampilkan di halaman Dashboard Sentec PMS - Finance. Selanjutnya, akan dibahas mengenai menu-menu yang terdapat dalam modul ini.
1. Chart of Account (COA)
Chart of Account merupakan kumpulan akun-akun yang digunakan dalam laporan keuangan utama yaitu : Neraca ( Balance Sheet ), Laba Rugi ( Profit and loss ), dan Trial Balance. Chart of Account juga bisa diakses dari menu di bawah Dashboard atau masuk ke menu Master Data > General Ledger > Chart of Account
2. Document Approval
Pada menu Document Approval ini akan menampilkan semua request yang perlu di review oleh user yang bertanggung jawab atas persetujuan dari PR (Purchase Request), PO (Purchase Order), dan SR (Store Request) di menu Purchasing.
3. General Ledger
General Ledger merupakan proses akuntansi yang dilakukan dengan mencatat jurnal langsung ke pos akun (Chart of Account), tanpa melalui spesifik account yang terkoneksi ke buku bantu: 1. Inventory Account, 2. A/R Aging (Ledger dan Credit Card), 3. A/P Aging.
Berikut feature yang tersedia untuk menunjang operasional Bookkeeping:
General Journal
General Journal merupakan modul pencatatan journal ledger ke ledger yang tidak terhubung dengan buku bantu. General journal juga bisa di akses dari menu General Ledger > General Journal
Account Reconciliation Journal
Account Reconciliation Journal merupakan fitur yang dapat digunakan dalam transaksi penerimaan yang berasal dari kartu kredit (pada umumnya).
Ada tiga syarat yang harus dipenuhi untuk transaksi dapat diproses melalui menu ini:
- Pemilihan collection type di PMS atau POS tidak memilih cash desk Ledger.
- Pengaturan Chart of Account kolom Is Reconciliation harus diset True.
- Memiliki Bank Account yang terpetakan ke Chart of Account pada kondisi nomor dua.
General Journal Master Template
General Journal Master Template adalah fitur yang dapat digunakan untuk membuat jurnal yang bersifat perulangan pada periode tertentu. Fitur ini merupakan kesatuan pada menu general journal.
4. Inventory
Menu Inventory digunakan untuk melakukan mutasi penambahan dan pengurangan persediaan barang tanpa melalui proses pengadaan barang. Penyesuaian persediaan barang juga dapat menggunakan menu ini. Fitur yang tersedia adalah:
Item
Item merupakan master data dari nama barang yang dipergunakan dan dapat diperoleh dari vendor.
Item Journal
Physical Inventory Journal
Item Journal Master Template
5. Purchasing
Purchasing adalah proses pengadaan barang dan jasa yang mencakup kegiatan mulai dari permintaan hingga pembayaran. Proses ini melibatkan pengelolaan vendor, pengaturan pengadaan, dan transaksi terkait untuk mendukung operasional dan pengelolaan keuangan properti.
Vendor
Di menu Vendor, pengguna dapat melihat daftar vendor yang terhubung dengan properti. Pengguna dapat menambah, mengedit, dan menghapus daftar vendor. Selain itu, pengguna juga dapat mengatur bank account yang terafiliasi dengan vendor.
Purchase Request
Menu Purchase Request memungkinkan pengguna untuk mengajukan permintaan pembelian barang atau jasa yang diperlukan. Setelah PR diajukan, proses approval dapat dilakukan oleh user approver yang ditentukan, baik menggunakan fitur Systematic Approval atau secara manual. Pengaturan siapa yang dapat melakukan approval dapat dikontrol melalui Master Document Flow dan Purchase Requisition Batch di Master Data.
Outstanding Purchase Request
Setelah PR disetujui, PR tersebut akan muncul di menu Outstanding PR. Di sini, pengguna dapat memilih vendor untuk setiap item yang terdaftar dalam PR. Setelah vendor ditentukan, item-item tersebut dapat diproses lebih lanjut ke dalam Purchase Order (PO).
Purchase Order
Di menu Purchase Order, pengguna dapat membuat daftar PO baru atau memilih PO dari Outstanding PR yang telah disetujui. Setelah PO dibuat, PO tersebut akan melalui proses approval sesuai pengaturan yang telah ditentukan sebelumnya.
Purchase Receipt
Setelah PO disetujui, PO tersebut akan muncul di daftar Purchase Receipt. Di menu ini, pengguna dapat melakukan penerimaan barang, baik secara penuh maupun sebagian (partial). Setelah penerimaan selesai, pengguna dapat melakukan posting untuk mencatat transaksi tersebut dalam sistem.
Purchase Invoice
Menu Purchase Invoice memungkinkan pengguna untuk membuat Purchase Invoice baru. Selain itu, pengguna juga bisa membuat invoice berdasarkan Purchase Receipt yang telah diposting sebelumnya. Invoice ini mencatat jumlah yang harus dibayar kepada vendor sesuai dengan barang yang diterima.
Purchase Credit Memo
Payment Journal
Purchase Requisition Template
Di menu ini pengguna dapat membuat template PR untuk kebutuhan pengadaan barang yang rutin. Template ini memungkinkan pengguna untuk menyimpan item-item yang sering diminta beserta detailnya. Pengguna dapat memilih untuk mempertahankan quantity dan/atau unit cost dari masing-masing item dalam template, sehingga memudahkan proses pembuatan PR di masa mendatang tanpa perlu mengisi ulang informasi yang sama. Template ini dapat digunakan kembali oleh pengguna ketika membuat PR dengan item yang serupa.
6. Store
Menu ini berfungsi untuk mengelola permintaan dan pengadaan barang di dalam sistem, mengatur persediaan barang, dan memastikan distribusi barang sesuai dengan kebutuhan dan pengaturan yang telah ditetapkan.
Store Requisition
Di submenu Store Requisition (SR), pengguna dapat membuat permintaan pengadaan barang. Pengguna mengisi batch dari SR yang akan dibuat, dan lokasi asal serta tujuan akan otomatis diset sesuai dengan pengaturan yang telah ditentukan di Store Requisition Batch pada Master Data. Pengguna juga dapat mengatur lokasi secara manual jika diperlukan. Selanjutnya, pengguna dapat memilih item-item yang akan dimasukkan ke dalam SR.
Outstanding Store Requisition
Setelah SR diajukan, SR perlu disetujui oleh approver. Proses approval ini bisa menggunakan fitur Systematic Approval atau manual, dengan pengaturan siapa yang akan mengapprove dapat diatur di Master Document Flow dan Store Requisition Batch di Master Data. Setelah disetujui, SR akan muncul di menu Outstanding SR. Pengguna kemudian dapat melakukan release pada SR yang ada di Outstanding SR. Setelah dirilis, SR akan otomatis menyesuaikan Stock On Hand (SOH) dari item-item yang terdaftar di SR tersebut.
7. Receivable
Modul Receivable digunakan untuk mencatat dan mengelola piutang (tagihan yang belum dibayar) dari klien. Modul ini mencakup proses mulai dari penerbitan invoice penjualan hingga pencatatan pembayaran yang diterima. Berikut adalah daftar menu dan fungsinya:
Client
Berisi daftar semua klien yang memiliki hubungan bisnis dengan properti. Klien di sini bisa berupa perusahaan, agen travel, atau organisasi lain. Data klien ini digunakan sebagai referensi dalam pembuatan invoice dan pelacakan pembayaran.
Sales Invoice
Menu Sales Invoice digunakan untuk membuat tagihan kepada klien atas transaksi yang dilakukan, seperti reservasi kamar, penggunaan layanan, atau pembelian produk. Tagihan ini nantinya akan menjadi dasar pencatatan piutang dalam sistem. Pengguna dapat memilih klien yang ditagih, menentukan sumber transaksi (seperti reservasi atau POS), dan mengisi detail item yang ditagihkan. Setelah selesai, invoice bisa disimpan, diposting, atau dicetak.
Receivable Invoice
Digunakan untuk membuat tagihan piutang berdasarkan invoice yang sudah diposting sebelumnya.
Pengguna cukup memilih klien, lalu mengambil data invoice yang sudah diposting melalui tombol Get Posted Sales Invoice. Sistem akan menampilkan daftar invoice yang bisa dikumpulkan dalam satu dokumen tagihan.
Sales Credit Memo
Cash Receipt Journal
8. Entries
Adjustment Tools
9. Document Flow
Master Document Flow
Di submenu Master Document Flow, pengguna dapat mengatur alur approval atau tanda tangan untuk berbagai dokumen seperti PR (Purchase Request), PO (Purchase Order), dan SR (Store Request). Pengguna dapat membuat alur dokumen baru dengan menambahkan beberapa urutan approval atau tanda tangan sesuai dengan kebutuhan. Setiap urutan approval dapat disesuaikan dengan memilih sequence type seperti approver, checker, reviewer, dll. Daftar jenis urutan ini dapat dikelola di submenu Document Flow Sequence Type. Setelah membuat alur dokumen, pengguna dapat menetapkan alur tersebut ke berbagai batch di Purchase Requisition Batch dan Store Requisition Batch.
Document Flow Sequence Type
Di submenu Document Flow Sequence Type, pengguna dapat menambahkan dan mengelola jenis-jenis urutan. Di sini, pengguna dapat menentukan jenis approval seperti approver, checker, atau reviewer, yang akan digunakan dalam alur approval di Master Document Flow.