Front Office

Pada bagian sebelumnya sudah dijelaskan beberapa informasi yang ditampilkan oleh halaman Dashboard. Selanjutnya pembahasan secara singkat mengenai sub menu yang ada di Sentec PMS - Front Office

1. Tape Chart

Menampilkan ringkasan total ketersediaan kamar maupun kamar yang terisi ( occupied ) serta detail keseluruhan Room Status dan selalu memastikan working date pada Sistem telah sesuai.

2. Floor Plan

Pada Floor Plan menampilkan Total Kamar, jenis kamar serta Status Kamar secara keseluruhan dimana bisa diatur berdasarkan lantai kamar. Pemilihan tombol menu status kamar dapat dipilih dan di klik sesuai kebutuhan. Namun secara default tombol menu room status akan selalu pada Expected Arrival dan Expected Departure.

3. Guests

Menu ini akan menampilkan daftar tamu yang ada pada sistem dan sebelumnya pernah dibuat berdasarkan masing-masing reservasi, baik yang sudah diperbaharui dan dilengkapi datanya maupun yang belum.

4. Reservations

Reservations digunakan untuk mengelola semua proses terkait pemesanan kamar, yang mencakup berbagai status reservasi, mulai dari pemesanan baru (Booking), tamu yang sedang menginap (In House), hingga riwayat check-out dan pembatalan reservasi. Dengan adanya menu ini staf hotel dapat dengan mudah memantau, mengubah, dan mengatur reservasi tamu sesuai dengan kebutuhan operasional hotel.

Reservation - All

Menampilkan semua Reservasi yang telah dibuat di system tanpa filter apapun. Reservasi yang dibuat manual, hasil breakdown dari Group Reservasi, dan juga Reservasi dari Online baik yang memiliki status reservasi sebagai Booking, Check In, Check Out, Cancelled dan No Show.

Reservation - In House

Menampilkan semua Reservasi yang Statusnya CHECKED IN , atau bisa di filter agar yang tampil adalah reservasi yang baru Check In sesuai dengan working date.

Reservation - Expected Arrival

Menampilkan semua Reservasi yang Statusnya BOOKING dan tanggal kedatangan (Arrival Date) adalah hari yang sama dengan working date.

Reservation - Expected Departure

Menampilkan semua Reservasi yang Statusnya CHECKED IN, dan tanggal keberangkatan (Departure Date) adalah di hari yang sama dengan working date.

Reservation - Booking

Menampilkan semua Reservasi yang Statusnya masih Booking dari awal sistem dibuat hingga sekarang. Atau bisa difilter berdasarkan Bookingan yang masuk sesuai dengan working date.

Reservation - Checked Out

Menampilkan semua Reservasi yang Statusnya sudah CHECKED OUT, yang artinya tamu sudah meninggalkan kamar. Dari awal system digunakan sampai dengan hari ini. Atau bisa juga di filter sesuai dengan tanggal Departure sama dengan working date.

Reservation- Canceled

Menampilkan semua Reservasi yang Status-nya CANCELLED, semua reservasi yang dibatalkan, dan dianggap tidak menjadi pendapat. Dari awal system digunakan sampai dengan hari ini. Atau bisa di filter sesuai dengan tanggal cancel yang sama dengan working date.

Reservation - No Show

Menampilkan semua Reservasi yang Status-nya NO SHOW, semua Reservasi yang tamu tidak datang dan menginap, tetapi masih ada kemungkinan untuk di check-in kan dan dianggap sebagai pendapatan. Dari awal system digunakan sampai dengan hari ini. Atau juga bisa di filter sesuai dengan proses No Show yang sama dengan working date.

5. Group Reservations

Group Reservations digunakan untuk mengelola pemesanan kamar dalam jumlah besar yang dilakukan oleh grup, seperti rombongan swasta, acara perusahaan, atau konferensi. Menu ini memungkinkan staf hotel untuk melihat, mengatur, dan memantau reservasi grup secara efisien, termasuk reservasi yang sudah dikonfirmasi maupun yang masih tentatif.

Group Reservations

Pada Group Reservation akan menampilkan semua list group yang ada di suatu hotel. Secara default hanya menampilkan Group Reservasi dengan status BOOKING & CHECKED IN. Bila ingin melihat status CHECKED OUT ataupun CANCELLED dengan menekan toggle show active (off). Group Reservasi adalah Reservasi yang terdiri lebih dari 1 (satu) kamar, dan dibuat secara offline, bukan Reservasi yang datang langsung dari Online Travel Partner.

Reservation - Tentative

Menampilkan semua Reservasi Group yang breakdownnya sama dengan False. Yang dianggap belum ada konfirmasi secara pasti. Reservasi Tentative ini juga bisa di filter sesuai dengan arrival / kedatang yang sama dengan working date.

6. Rate Management

Rate Management digunakan untuk mengelola tarif kamar secara fleksibel dan strategis. Menu ini memungkinkan staf hotel untuk membuat, mengedit, dan menyesuaikan harga kamar. Selain itu, fitur ini juga memungkinkan pengecekan tarif harian untuk memastikan harga yang ditetapkan sesuai dengan kebijakan hotel.

Rates

Pada menu Rates akan menampilkan kode dan tarif yang dibuat menyesuaikan dengan tarif yang sudah diatur sebelumnya, maupun membuat tarif baru yang belum pernah ada, dan menyesuaikan dengan pengaturan dari unit hotel masing-masing.

Rates Calendar

Rates Calendar merupakan menu yang dibuat untuk memperbaharui harga harian pada Sentec PMS yang disesuaikan dengan Rate Matrix di Commercial Action Plan. Aplikasi penggunaan harga Rate Matrix juga disesuaikan dengan operasional harian dari masing-masing hotel.

Rates Daily

Rates Daily akan menampilkan dan melihat komposisi ataupun total rate dari konfigurasi rate yang telah dibuat sebelumnya di menu Rates per periode yang telah ditentukan.

7. Master Account

Master Account merupakan menu yang menampilkan semua Akun tamu yang tidak menginap di kamar. Akun ini juga digunakan untuk menampung dan memproses semua transaksi tamu, yang kemudian dihitung sebagai pendapatan. Dengan catatan secara default toggle show closed (False) yang dimana hanya menampilkan status yang aktif saja (Open). Bila ingin melihat status yang sudah closed dapat menekan toggle show closed (True).

8. Housekeeping

Housekeeping digunakan untuk mengelola kebersihan, perawatan, dan kondisi kamar secara efisien. Menu ini membantu staf housekeeping dalam mengatur tugas harian, memantau status kamar, menangani permintaan pemeliharaan, serta mengelola barang hilang dan peminjaman. Dengan adanya fitur ini, hotel dapat memastikan bahwa setiap kamar selalu dalam kondisi optimal untuk tamu, meningkatkan kenyamanan dan kepuasan mereka selama menginap.

Room Queue

Pada Room Queue akan menampilkan semua list antrian kamar yang diprioritaskan. Juga bisa menampilkan kamar yang digunakan untuk EA Today dengan mengaktifkan toggle Show Only Today, dimana status kamar yang masih VD/VCU/OD agar segera berstatus VC.

Room Status

Pada Room Status akan menampilkan seluruh status kamar yang ada di sistem, secara keseluruhan atau yang sudah disaring berdasarkan ketentuan pada working date.

Room Out of Order

Menampilkan seluruh kamar di sistem dengan status tidak dapat digunakan (out of order), sesuai dengan periode yang ditetapkan permasing-masing kamar.

Room Out of Service

Room Out of Service adalah menu yang digunakan untuk mengatur status kamar yang untuk sementara tidak dapat dijual atau ditempati tamu karena alasan tertentu, tetapi masih dapat diperbaiki dalam waktu singkat.

Room Attendant Assignment

Menu ini bertujuan sebagai alat bantu dan informasi yang digunakan oleh petugas kebersihin kamar untuk menjalankan tugas. Untuk jadwalnya sendiri sesuai dengan working date sistem. Juga ada informasi Total Room dan Total Assigned Room. Serta ada beberapa tabs penugasan berdasarkan Shift.

Lost and Found

Pada menu ini akan menampilkan semua list terkait pencatatan barang temuan atau hilang di hotel. Yang hanya dilakukan oleh Housekeeping.

Loan

Loan merupakan menu yang digunakan oleh tim terkait untuk mencatat peminjaman barang atau fasilitas hotel kepada tamu atau antar department.

Maintenance Request

Maintenance Request memungkinkan bagian operasional atau manager, untuk melaporkan dan mengelola masalah yang berkaitan dengan pemeliharaan fasilitas hotel.

9. Banquet

Banquet digunakan untuk mengelola reservasi dan penyelenggaraan acara di ruang pertemuan atau ballroom hotel. Menu ini memungkinkan staf hotel untuk menangani pemesanan reservasi acara, melihat jadwal harian maupun mingguan, serta mengelola daftar paket acara yang ditawarkan, yang bertujuan agar hotel dapat mengorganisir berbagai jenis acara agar lebih terstruktur dan efisien.

Banquet Group Reservations

Menu ini akan menampilkan semua list dari reservasi Banquet Group. Dan tersedia tombol New Group Reservation untuk langsung menambahkan.

Banquet Reservations

Menampilkan semua Reservasi Banquet Event yang telah dibuat, baik itu yang berstatus PROSPECT, TENTATIVE, CONFIRMED, maupun CANCELLED.

Banquet Reservation Calendar

Menu ini menampilkan table Calendar yang menampilkan event perhari, bisa juga menampilkan list event per minggu.

Banquet Packages

Menu ini menampilkan semua packages item yang telah dibuat.

10. Night Audit

Night Audit digunakan untuk melakukan proses pemeriksaan dan penutupan operasional harian hotel. Menu ini memastikan bahwa semua transaksi keuangan, reservasi, dan pembayaran telah dicatat dengan benar sebelum mengganti tanggal kerja ke hari berikutnya. Selain itu juga digunakan untuk memverifikasi pendapatan, meregistrasi invoice dan pembayaran ke tim keuangan (Finance), serta mengecek laporan keuangan harian. Proses ini sangat penting untuk menjaga akurasi data keuangan dan operasional hotel setiap harinya.

POS Outlet Status

POS Outlet Status diperuntukkan untuk tim Night Audit saat akan melakukan proses closed day untuk pengecekan status setiap masing-masing outlet pada POS.

Close Day

Proses close day dapat dilakukan pada halaman ini, dan ada toggle Show History untuk melihat history di tanggal sebelumnya.

Revenue Registration

Halaman ini digunakan untuk melakukan revenue registration setelah close day. Item yang diregistrasi pada menu ini adalah item yang ada pada menu income audit dan tab revenue. Dengan catatan pada toggle show posted secara default off (FALSE) yang dimana hanya menampilkan revenue yang belum di registrasikan.

Invoice Registration

Halaman ini digunakan untuk melakukan invoice registration setelah close day. Item yang diregistrasi pada menu ini adalah item yang ada pada menu income audit dan tab invoice. Dengan catatan pada toggle show posted secara default off (FALSE) yang dimana hanya menampilkan invoice yang belum di registrasikan.

Payment Registration

Halaman ini digunakan untuk melakukan payment registration setelah close day. Item yang diregistrasi pada menu ini adalah item yang ada pada menu income audit dan tab payment. Dengan catatan pada toggle show posted secara default off (FALSE) yang dimana hanya menampilkan payment yang belum di registrasikan.

DRR Guest Ledger

Menu ini menampilkan catatan transaksi keuangan tamu yang masih menginap di hotel.

Total Transfer Revenue Check

Menu ini menampilkan laporan yang mencatat total pendapatan yang telah ditransfer dari satu akun atau department ke akun atau departmen lain. Dan juga digunakan untuk memastikan bahwa semua transfer pendapatan telah dicatat dengan benar dan tidak ada kesalahan dalam alokasi pendapatan antar akun atau departmen.

11. Income Audit

Menu Income Audit terdiri dari Total Revenue, Total Invoice dan Total Payment secara keseluruhan. Serta selalu memastikan untuk memilih tanggal periode yang diinginkan pada artikel From + To.

12. Document Attachment

Menu ini menampilkan semua Document baik itu gambar atau dokumen, yang diupload dari berbagai menu.

13. Reports

Pada menu Reports ini menampilkan semua detail rekapitulasi performance hotel serta laporan Production, Reservation, Housekeeping, Occupancy Revenue, Daily Activity dan Guest Balance sesuai kebutuhan masing-masing hotel.